Dans un monde où les données s’accumulent à une vitesse fulgurante, comment une PME peut-elle garder le cap ?
Chez Elli, on sait que les entreprises jonglent avec une quantité grandissante d’informations : dossiers d’employés, contrats, journaux d’activité, documents financiers, courriels clients, sauvegardes, etc. Sans une stratégie claire, cette accumulation peut devenir un véritable fardeau. Heureusement, des solutions TI efficaces peuvent vous aider à y voir plus clair, en mettant en place une politique de conservation des données adaptée.
Voici ce qu’il faut garder, ce qu’il faut supprimer, et pourquoi c’est important.
Qu’est-ce qu’une politique de conservation des données?
Il s’agit d’un guide de référence de votre entreprise pour la gestion de l’information qui définit quelles données conserver, pendant combien de temps, et quand les supprimer de manière sécuritaire. Chaque entreprise recueille différents types de données. Certaines sont essentielles aux opérations ou requises par la loi. D’autres? Beaucoup moins. Il peut sembler prudent de tout conserver, mais cela alourdit les systèmes, augmente les coûts de stockage et peut même entraîner des risques juridiques.
La Loi 25, qui modernise la LPRPDE au Québec, oblige notamment les entreprises à :
- Définir une durée de conservation pour les renseignements personnels collectés.
- Détruire ces données lorsqu’elles ne sont plus nécessaires.
- Proposer des mesures de protection à toutes les étapes du cycle de vie de l’information.
Les objectifs d’une bonne politique de conservation
Voici les principales raisons pour lesquelles les entreprises mettent en place une politique de conservation des données :
- Se conformer aux lois (Loi 25, RGPD, etc.)
- Renforcer la sécurité en éliminant les données obsolètes ou inutiles qui pourraient représenter un risque.
- Gagner en efficacité dans la gestion du stockage et des infrastructures TI.
- Obtenir une meilleure clarté sur la localisation et l’usage des données au sein de l’organisation
Les bénéfices de ce genre de politique
Voici ce qu’une politique de conservation bien planifiée peut apporter à votre entreprise :
- Réduction des coûts de stockage : Finies les dépenses liées à des fichiers périmés.
- Moins d’encombrement : Accès plus rapide et plus facile aux données réellement utiles.
- Protection réglementaire : Restez du bon côté des lois comme le RGPD, la Loi 25, ou d’autres cadres sectoriels.
- Audits simplifiés : Trouvez rapidement les données essentielles en cas de vérification.
- Moins de risques juridiques : Si l’information n’existe plus, elle ne peut pas être utilisée contre vous.
- De meilleures décisions : Appuyez-vous sur des données actuelles et pertinentes, sans être noyé sous l’information obsolète.
Meilleures pratiques pour élaborer votre politique
Bien que chaque entreprise ait des politiques différentes, certaines bonnes pratiques s’appliquent généralement à toutes :
- Comprendre les lois :
Au Québec, les entreprises doivent respecter des lois comme la Loi 25 pour la protection des renseignements personnels, qui exige une politique claire de conservation et de destruction des données. Certains secteurs, comme la santé ou les finances, ont aussi des règles spécifiques, par exemple conserver les dossiers pendant 5 à 7 ans ou plus, selon les normes provinciales ou fédérales. Il est essentiel d’adapter vos pratiques aux exigences légales propres à votre industrie. - Définir vos besoins commerciaux :
La rétention des données ne concerne pas uniquement la conformité légale. Votre équipe des ventes peut avoir besoin de données pour des comparaisons d’une année sur l’autre, ou les RH peuvent vouloir consulter les évaluations des employés des deux dernières années. Il faut trouver un équilibre entre les exigences légales et les besoins opérationnels. - Classer les données par type :
Évitez d’appliquer une politique unique à toutes les données. Les courriels, les dossiers clients, les données de paie et les fichiers marketing ont chacun des finalités différentes et des durées de conservation variées. - Archiver sans accumuler :
Conservez les données à long terme séparément des données actives. Utilisez des systèmes d’archivage pour alléger l’infrastructure informatique principale. - Prévoir les blocages juridiques :
En cas de litige, vous devrez pouvoir suspendre la suppression des données susceptibles d’être requises devant un tribunal. - Rédiger deux versions :
Une version détaillée et juridique destinée aux responsables de la conformité, et une version simplifiée en langage clair pour les employés et les chefs de service.
Créer une politique de conservation : étape par étape
Prêt à passer à l’action? Voici comment transformer une bonne idée en mise en œuvre concrète :
- Former une équipe : Regroupez les personnes clés des TI, du service juridique, des RH et des différents départements. Chacun a des besoins et des perspectives uniques.
- Identifier les règles de conformité : Dressez la liste des lois et règlements applicables — qu’il s’agisse de la Loi 25, du RGPD ou d’exigences propres à votre secteur.
- Cartographier vos données : Sachez quels types de données vous détenez, où elles se trouvent, qui en est responsable et comment elles circulent dans vos systèmes.
- Définir des durées de conservation : Pour chaque type de donnée, déterminez combien de temps elle doit être conservée, archivée ou supprimée.
- Attribuer les responsabilités : Désignez des personnes responsables de suivre, auditer et appliquer la politique.
- Automatiser lorsque possible : Utilisez des outils technologiques pour gérer l’archivage, la suppression et l’étiquetage des métadonnées.
- Revoir régulièrement : Planifiez une révision annuelle (ou semestrielle) pour vous adapter aux nouvelles lois ou aux changements dans l’entreprise.
- Former vos employés : Assurez-vous que tout le monde comprenne l’impact de la politique sur son travail et sache comment manipuler les données correctement.
Besoin d’aide pour commencer?
Une politique de conservation des données intelligente et bien organisée n’est pas seulement une nécessité informatique, c’est une démarche stratégique pour protéger votre entreprise, réduire vos coûts et rester en conformité avec la loi.
Contactez-nous pour commencer dès aujourd’hui à bâtir votre politique de conservation des données:
ventes@elli-ti.io
Article inspiré de The Technology Press : Building a Smart Data Retention Policy: What Your Small Business Needs to Keep (and Delete)